skip to Main Content
Promo berlangganan Accurate Online dengan diskon hingga 25%

Email: Pengertian, Fungsi, serta Kelebihan dan Kekurangan Layanan Email

Pada dasarnya, fungsi umum dari email adalah sebagai alat pengirim pesan dengan menggunakan perantara teknologi laptop, smartphone atau komputer desktop yang sudah terkoneksi dengan jaringan internet. Email bisa digunakan untuk mengirim berbagai data, mulai dari file teks, audio, video, ataupun gambar. Dengan menggunakan email, maka seluruh kegiatan pengiriman data, seperti surat menyurat akan lebih mudah dan cepat daripada menggunakan jasa manusia. Saat ini, terdapat banyak sekali layanan pembuatan email seperti AOL, Yahoo Mail, ICloud, Zoho, Microsoft Outlook, dan yang paling banyak digunakan adalah Gmail. Nah untuk itu, pada kesempatan kali ini kita akan membahas secara lebih mendalam tentang email.

Pengertian Email

Jadi, email adalah suatu metode pengiriman surat dalam bentuk digital dengan memanfaatkan jaringan internet. Dengan menggunakan komputer desktop, laptop, ataupun smartphone, saat ini Anda bisa menggunakan email dengan berbagai lampiran data dalam bentuk digital tanpa harus menggerakan tubuh Anda. Cara ini sangat mudah dan tentunya sangat berbeda bila daripada cara konvensional. Untuk Anda generasi 60 hingga 80 an, pasti Anda sudah pernah merasakan rumitnya saat ingin mengirim surat di zaman dulu.

Selain memang harus mempunyai amplop yang lengkap dengan perangkonya, Anda juga harus pergi ke kotak ataupun ke kantor pos paling dekat dengan rumah Anda. Terlebih lagi bila alamat yang sedang dituju terjadi kendala, seperti salah tulis alamat atau ternyata pemilik rumah sudah pindah, maka suratnya pun akan kembali lagi pada Anda. Penantian masa tunggu pada surat konvensional ini memang sangat menyiksa dan juga membuang banyak waktu. Oleh karena itu, penggunaan email saat ini menjadi semakin terkenal, baik itu dalam dunia kerja ataupun dalam kegiatan sehari-hari.

Fungsi Email

Secara harfiah, fungsi email adalah untuk mengirim dan juga menerima pesan dari orang lain. Dengan adanya fungsi attachment yang ada pada email, Anda bisa mengirim email dengan lampiran beragam jenis data, seperti video, foto, file dan beragam data lainnya. Namun faktanya, saat ini fungsi email bukan hanya sebatas pada mengirim atau menerima pesan saja. Fungsi lain dari email adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas Diri secara Personal

Di zaman yang sudah serba digital seperti saat ini, sering kali email digunakan untuk kebutuhan mengonfirmasi identitas diri. Layanan jasa seperti pembelian buku online (ebook), jasa keuangan digital, hingga kegiatan smartphone kerap kali menggunakan media email untuk bisa memverifikasi identitas para penggunanya.

2. Media Mendaftarkan Diri di Berbagai Situs dan Media Sosial

Games Online, media sosial, dan berbagai layanan digital lainnya kerap kali meminta email pada proses pendaftaran untuk para pengguna barunya. Tentunya, sebagian besar dari Anda saat ini sudah memiliki media sosial seperti Facebook, Instagram, dan Twitter, kan? Kebanyakan pendaftaran akun media sosial diatas memerlukan alamat email. Setelah proses pendaftaran sudah selesai, maka umumnya Anda akan mendapatkan email yang dikirim dari media sosial demi kebutuhan verifikasi email.

3. Email sebagai Media Promosi

Untuk para pebisnis yang mempunyai online shop, mereka kerap kali menggunakan email pelanggannya sebagai media promosi bisnis. Walaupun memang media email adalah cara yang paling ketinggalan zaman pada saat ini untuk mempromosikan produk, namun cara ini masih sering digunakan di berbagai perusahaan. Umumnya, para pebisnis akan menghimpun alamat email dari pelanggannya melalui layanan berlanggan newsletter yang terdapat di dalam halaman blog websitenya. Dengan menggunakan layanan email jenis marketing, maka kegiatan promosi pun nantinya akan lebih maksimal.

Bagaimana Cara Kerja Email?

Pada dasarnya, mengirim email hampir sama dengan mengirim email konvensional. Anda harus mempunyai alamat yang dituju terlebih dahulu dan perangkat seperti smartphone ataupun laptop yang terkoneksi dengan internet. Nah, langkah kerja email adalah sebagai berikut:

  • Jika Anda sudah mengetik email dan mengirim email pada alamat yang Anda dituju, maka nantinya server akan melakukan identifikasi pada alamat tersebut.
  • Bila sudah berhasil menemukan alamat penerima email, maka nantinya server akan mengirim pesan pada server email pesan yang dikirim dan akan tersimpan di dalam server email penerima hingga pengguna pun membukanya sendiri.
  • Bila penerima email sadar dan membuka email baru tersebut, maka aplikasi email akan mendownload pesan yang sudah tersimpan di dalam server.

Jenis-Jenis Email

Walaupun memang terkesan lebih praktis, sebenarnya email mempunyai banyak sekali jenis berdasarkan kegunaannya. Jenis umum email adalah sebagai berikut.

1. POP Mail

POST OFFICE Protocol atau POP Mail adalah jenis email yang memang hanya bisa dibuka dan juga dibaca berdasarkan internet service provider yang digunakan oleh para penggunanya. Jenis email ini adalah email yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk melakukan komunikasi internal. Email ini juga bisa dibaca secara luring menggunakan media smartphone ataupun laptop.

2. Web Mail

Web mail adalah email yang paling banyak digunakan oleh masyarakat luas. Namun saat ini, layanan email ini sudah bisa diakses dengan menggunakan smartphone. Kelebihan lain dari email ini adalah bisa mengirim dan menerima email di mana pun Anda berada.

3. Forward Mail

Forward email adalah layanan untuk para pengguna yang seringkali mengganti alamat email. Dengan melakukan pendaftaran pada email, maka setiap pengguna nantinya akan memperoleh pemberitahuan jika terdapat pesan baru pada alamat email yang lama. Jenis email ini juga berguna sebagai perantara antar email. Hal tersebut dikarenakan sifatnya yang sebagai perantara. Namun, jangka waktu yang diperlukan untuk mengirim email lebih lama daripada email pada umumnya.

Kelebihan Email Adalah

Beberapa kelebihan email adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi Waktu

Waktu tunggu pada cara berkirim surat konvensional membuat kelebihan email sangat menarik. Bila sebelumnya layanan surat konvensional memerlukan waktu beberapa hari atau bahkan bulanan. Namun dengan email, suatu pesan bisa tiba di tujuan penerima hanya dalam hitungan menit bahkan detik saja. Selain itu, penerima email juga bisa langsung mengakses email barunya. Seluruh proses berkirim pesan secara digital ini bisa dilakukan dengan kurun waktu yang sangat cepat dan singkat.

2. Menawarkan Efisiensi Biaya

Surat konvensional memerlukan biaya antar dan juga perangko. Namun pada email, Anda hanya memerlukan jaringan internet dan perangkat saja. Terlebih lagi, email juga tidak memerlukan biaya kirim. Jadi, sejauh apapun alamat email penerima, tidak akan ada biaya kirim.

3. Menawarkan Cara yang Praktis

Mengirim surat secara konvensional sangat ribet, mulai dari menyiapkan kertas, perangko, amplop, hingga pergi ke kantor pos. Tapi dengan menggunakan email, Anda bisa mengirim surat tanpa harus lagi pergi keluar rumah, panas-panasan atau kehujanan, serta mengeluarkan uang untuk beli perangko.

Kekurangan Layanan Email

Walaupun email memang memiliki kelebihan, namun tetap saja ada kekurangannya. Kekurangan layanan email adalah sebagai berikut:

1. Tergantung Pada Perangkat

Seperti yang kita ketahui, perangkat smartphone, komputer ataupun laptop adalah barang yang mahal dan tidak semua orang memilikinya. Terlebih lagi, perangkat tersebut harus terhubung dengan jaringan internet. Untuk sebagian orang, hal ini tentu menjadi kekurangan email.

2. Tergantung Pada Jaringan Internet

Jaringan internet di setiap daerah sangat berbeda, dan bisa jadi ada daerah yang belum tersentuh dengan internet. Untuk Anda yang pernah mengunjungi atau tinggal di daerah pelosok, mungkin Anda pernah mengalami susahnya mendapatkan sinyal untuk menelepon, terlebih lagi untuk mendapatkan akses internet. Untuk mengirim email, Anda memerlukan jaringan internet yang mumpuni, baik itu untuk pengirim ataupun penerima. Hal ini akan menjadi sulit bila keduanya atau salah satu diantaranya berada pada daerah yang sulit mendapatkan sinyal.

3. Terbatasnya Pengetahuan Email

Tidak semua orang memiliki pengetahuan dalam menggunakan email. Kegiatan yang hanya bisa digunakan dengan internet ini akan lumayan sulit dimengerti untuk generasi tua dan mereka yang berada pada daerah yang belum tersentuh jaringan internet. Oleh karena itu, kantor pos saat ini masih tetap eksis dan beberapa perusahaan masih ada yang menyediakan cara mengirim lamaran kerja dalam bentuk fisik.

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang pengertian email. Jadi, email adalah suatu metode pengiriman surat dalam bentuk digital dengan memanfaatkan jaringan internet. Fungsi utamanya adalah untuk mengirim dan juga menerima pesan dari orang lain. Email terdiri menjadi tiga jenis, yaitu Pop Mail, Web Mail dan Forward Mail. Sedangkan kelebihannya adalah lebih efisien terhadap waktu dan biaya, serta mampu menawarkan cara yang lebih praktis dibandingkan dengan surat konvensional. Jika saat ini bisnis Anda masih menerapkan cara konvensional, termasuk dalam cara mengirim surat. Maka beralihlah dengan menggunakan email dan digitalisasikan seluruh lini bisnis Anda, termasuk dalam mengerjakan laporan keuangan. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, maka Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis Anda. Selain itu, Accurate Online juga akan mengefisiensikan bisnis Anda lewat berbagai fitur dan modul yang ada di dalamnya, seperti fitur penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, manufaktur dan masih banyak lagi. Sehingga, bisnis bisa dilakukan lebih mudah dengan Accurate Online. Silahkan coba gratis Accurate Online sekarang juga selama 30 hari.

×