skip to Main Content
ACCURATE Authorized Partner.
Management Inventory Dan Bagaimana Teknik Terbaik Memaksimalkannya

Management Inventory dan Bagaimana Teknik Terbaik Memaksimalkannya

Management inventory atau yang lebih dikenal dengan manajemen inventaris adalah bentuk pengawasan dan pengendalian aset non-kapital dan stok barang. Inventaris sendiri secara umum merujuk pada daftar yang berisi semua barang yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan untuk melaksanakan fungsi dan kinerjanya.

Bagi sebuah perusahaan yang memproduksi barang, inventaris ini adalah semua barang baik produk jadi maupun mentah yang akan diolah dan didistribusikan kepada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan. Sebuah bisnis dikatakan memiliki manajemen yang baik ketika mereka memiliki inventaris dengan jumlah yang tepat, di waktu yang tepat, tempat yang tepat serta nilai yang tepat pula. Selain itu, pengelolaan inventaris yang baik juga dapat menyeimbangkan investasi tersedia dengan tingkat kepuasan konsumen terhadap layanan yang diberikan.

Proses dalam Manajemen Inventaris

management inventory

Management inventory adalah proses yang kompleks, terutama untuk sebuah perusahaan besar. Tapi pada dasarnya proses yang dilalui hampir sama terlepas dari besar atau kecilnya usaha yang dijalankan. Dalam pengelolaan inventaris, barang dikirim ke area penerimaan di gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen kemudian dimasukkan ke area stok atau rak.

Dibandingkan dengan perusahaan besar yang memiliki ruang fisik lebih banyak, dalam bisnis skala kecil, barang mungkin saja akan langsung dikirim ke area stok alih-alih ke area penerima. Jika bisnis yang dijalankan berbentuk grosir (yang persediaannya berupa barang jadi, bukan komponen atau bahan baku), barang juga akan langsung diletakkan ke area stok.

Untuk yang menjalankan bisnis produksi dari bahan mentah, prosesnya kurang lebih sama. Bahan baku diambil dari area stok kemudian dipindahkan ke fasilitas produksi. Setelah diubah menjadi produk jadi, barang tersebut bisa dikembalikan lagi ke area stok sebelum pengiriman. Bisa juga langsung dikirim ke pelanggan.

Fungsi dan Jenis Manajemen Inventaris

management inventory

Secara umum, fungsi manajemen inventaris adalah untuk:

  1. Memenuhi permintaan pelanggan dari ketidakpastian stok (supply), permintaan (demand) dan waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan (lead time) dan menjaga keberlangsungan produksi
  2. Menunjang proses produksi dengan pembelian yang efisien dan ekonomis
  3. Mengantisipasi perusahaan dari permintaan tiba-tiba serta perubahan stok
  4. Menyediakan stok transit berjalan atau pipeline inventory. Misalnya stok air pada perusahaan air minum atau gas dan minyak yang didistribusikan melalui pipa.

Menurut buku Operations Management yang ditulis oleh Heizer Jay dan Render Barry, berdasarkan proses manufakturnya, inventaris terbagi ke dalam empat jenis yakni:

  1. Raw material inventory atau inventaris berupa bahan mentah. Ini merupakan persediaan yang dibeli tapi tidak diproses
  2. Working in process inventory adalah inventaris yang berupa barang setengah jadi. Barang setengah jadi ini bisa berupa komponen-komponen dari sebuah produk jadi
  3. Maintenance, Repair, Operating (MRO) adalah proses pemeliharaan, perbaikan dan operasional untuk menjaga mesin dan produksi tetap berjalan sebagaimana mestinya
  4. Finished goods inventory merupakan produk jadi yang sudah selesai dan tinggal menunggu pengiriman.

Sedangkan menurut Agus Ristono dalam buku Manajemen Persediaan, berdasarkan tujuannya, inventaris terbagi menjadi tiga jenis yaitu:

  1. Inventaris pengaman atau safety stock. Inventaris ini disiapkan untuk mengantisipasi berbagai hal yang terjadi di luar kendali seperti bencana alam dan lain sebagainya. Jika safety stock tidak bisa mengatasi kebutuhan, maka Anda akan menghadapi risiko stockout atau kekurangan stok
  2. Inventaris cadangan. Inventaris ini dibuat sebagai bentuk antisipasi untuk menghadapi fluktuasi pesanan yang sudah diprediksi sebelumnya. Inventaris cadangan ini juga disebut stabilization stock
  3. Inventaris dalam pengiriman atau transit stock. Inventaris ini merujuk kepada stok barang yang masih dalam proses pengiriman atau work-in-process. Inventaris ini dibagi menjadi dua yakni external transit stock (barang yang masih berada dalam transportasi) dan internal transit stock atau barang yang masih dalam proses menunggu untuk dipindahkan.

Teknik Manajemen Inventaris Terbaik untuk Bisnis Anda

management inventory

Manajemen inventaris merupakan bagian intrinsik dalam bisnis. Ada beberapa teknik pengelolaan inventaris umum yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan:

  1. Just in Time

management inventory

Teknik Just in Time atau JIT berfungsi untuk mengurangi inventaris yang Anda miliki. Ini dianggap sebagai teknik yang berisiko karena Anda hanya akan menyediakan inventaris beberapa hari sebelum diperlukan untuk distribusi. Ini membuat barang sampai tepat waktu ketika akan digunakan.

JIT membantu perusahaan dalam menghemat biaya penyimpanan dengan menjaga level stok tetap rendah. Ini juga akan menghindarkan Anda dari penumpukan stok selama berbulan-bulan yang membuat aset Anda mati/tidak berputar. Sebelum menggunakan teknik ini, pastikan Anda melakukan penelitian menyeluruh tentang kebiasaan pembelian oleh pelanggan, permintaan musiman hingga sumber pasokan dan transportasi. Jangan sampai Anda salah langkah karena itu bisa mengacaukan bisnis yang dijalankan.

  1. Analisis ABC

management inventory

Berdasarkan Prinsip Pareto (juga dikenal sebagai aturan 80-20 yang menyatakan bahwa 80% dari total nilai barang didasarkan hanya pada 20% total barang), analisis ABC merupakan teknik populer yang membagi inventaris ke dalam tiga kategori yakni A, B dan C. Pembagian ini berdasarkan unit konsumsi tahunan, nilai persediaan serta signifikansi biaya.

A: Barang bernilai tinggi (70%) dan jumlahnya sedikit (10%)

B: Barang dengan nilai sedang (20%) dan jumlah sedang (20%)

C: Barang dengan nilai kecil (10%) dan jumlahnya banyak (70%)

*Catatan: Nilai dan jumlah barang untuk masing-masing kategori diwakilkan lewat total persentase.

Kuncinya adalah mengelola setiap kategori stok secara terpisah sesuai kebutuhan, karena tidak semua item memerlukan jumlah dan pengawasan yang sama. Analisis ABC memungkinkan Anda untuk menentukan prioritas dalam mengelola berbagai barang dan inventaris. Tujuannya tentu saja untuk memaksimalkan alokasi dana dan sumber daya manusia yang digunakan.

Misalnya saja, barang A harus terus-menerus diperhatikan di bawah kendali inventaris khusus. Ini karena A sering dipesan atau mudah rusak. Di sisi lain ada barang C yang tidak begitu sering dicari dan bisa disimpan dengan pengawasan minimal. Dengan menentukan mana yang paling penting, Anda bisa tahu item mana yang jumlahnya harus tinggi dan mana yang tidak boleh berlebihan.

  1. Dropshipping

management inventory

Teknik manajemen persediaan ini menghilangkan seluruh biaya yang harus Anda keluarkan untuk penyimpanan. Ketika memilih perjanjian dengan sistem dropshipping, Anda bisa langsung mentransfer pesanan pelanggan dan detail pengiriman kepada produsen atau grosir Anda. Selanjutnya, pihak produsenlah yang akan mengirimkan barang langsung ke pelanggan Anda.

Teknik dropshipping ini banyak digunakan oleh pedagang online saat ini. Dengan menggunakan cara ini, Anda tidak perlu menyimpan stok sehingga dapat menghemat biaya stok di muka. Selain itu, Anda juga akan mendapat manfaat dari siklus arus kas positif.

  1. Cross-docking

management inventory

Teknik ini mirip dengan dropshipping di mana kedua metode ini menghapus kebutuhan akan gudang, biaya tenaga kerja dan risiko yang terkait dengan penanganan inventaris. Cross-docking adalah praktik di mana truk yang membawa stok langsung menurunkan barang ke alat transportasi lain tanpa ada penyimpanan di antaranya.

Agar teknik cross-docking bisa berjalan dengan baik, Anda mungkin harus membuat urutan item masuk. Selanjutnya barang harus berada dalam urutan yang tepat hingga penyimpanan di transportasi berikutnya untuk dikirim. Selain itu, Anda juga membutuhkan armada dan jaringan transportasi yang luas agar teknik cross-docking ini bisa berjalan.

  1. Bulk Shipments atau Pengiriman Massal

management inventory

Metode ini berpatokan pada ide bahwa membeli barang dan mengirimkan barang dalam jumlah besar selalu lebih murah. Teknik ini membuat Anda lebih jarang mengisi ulang inventaris. Pengiriman massal adalah salah satu teknik manajemen persediaan yang sering dilakukan oleh perusahaan-perusahaan. Terutama untuk barang dengan permintaan pelanggan yang tinggi.

Kelemahan dari teknik bulk shipments ini adalah Anda harus mengeluarkan uang ekstra untuk biaya penyimpanan. Tapi biasanya akan tertutupi dengan jumlah yang berhasil Anda hemat dari pembelian atau pengisian ulang inventaris dengan jumlah besar yang Anda lakukan. Apalagi jika stok bisa dijual dengan cepat.

Memaksimalkan Teknik Pengelolaan Inventaris

management inventory

Setelah memilih salah satu dari teknik pengelolaan inventaris di atas, tugas selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah bagaimana mengimplementasikan teknik terbaik. Tujuannya tentu saja untuk mendapatkan hasil terbaik bagi bisnis Anda. Simak uraian berikut ini!

  1. Bagaimana Cara Menentukan Jumlah Stok Inventaris yang Tepat?

Jumlah stok yang tepat adalah hal yang sangat penting. Jika Anda memesan terlalu sedikit, pelanggan mungkin akan mencari ke tempat lain. Jika barang yang Anda miliki terlalu banyak, ada kemungkinan Anda akan terjebak dengan stok ekstra. Akibatnya, Anda harus menjualnya dengan harga diskon atau malah rela menanggung rugi karena kerusakan.

Dalam sebuah jajak pendapat yang dilakukan oleh GetApp, pemilik bisnis ditanya bagaimana dan kapan mereka memutuskan untuk mengisi ulang inventaris. Sebanyak 46% di antara responden memutuskan berdasarkan informasi dari bulan sebelumnya. Jika Anda sependapat dengan 46% responden tersebut, artinya Anda harus rajin melacak pergerakan inventaris Anda. Dengan melihat reratanya, Anda bisa tahu berapa jumlah dan kapan Anda harus mengisi ulang inventaris Anda.

Pada dasarnya data dari bulan-bulan sebelumnya merupakan informasi inti yang sangat penting. Pasalnya, meskipun Anda menggunakan Excel atau perangkat lunak untuk memprediksi kebutuhan inventaris, informasi ini tetap diperlukan.

  1. Bagaimana Cara Menentukan Harga Terbaik dari Inventaris?

management inventory

Anda tidak harus membeli sesuatu yang lebih mahal, tapi barang yang harganya lebih murah belum tentu lebih baik. Supplier mungkin akan menawarkan diskon menggiurkan jika Anda mau membeli barang 20% lebih banyak dari yang seharusnya. Banyak pengusaha bahkan rela mengeluarkan isi tabungan demi mendapatkan potongan ini.

Tapi apakah itu adalah langkah terbaik untuk bisnis Anda? Dalam setiap produk yang Anda miliki, ada sejumlah besar biaya pembawa yang melekat di dalamnya. Semakin banyak stok yang Anda miliki, semakin banyak biaya yang harus Anda keluarkan untuk fasilitas penyimpanan. Belum lagi risiko kerugian jika ternyata ada produk yang kedaluwarsa. Di sinilah rumus Economic Order Quantity (EOQ) berfungsi.

Economic Order Quantity merupakan rumus untuk menghitung jumlah item yang harus ditambahkan ke dalam inventaris. Tujuannya untuk mengurangi total biaya manajemen inventaris termasuk biaya pemesanan, penyimpanan dan biaya kekurangan.

Rumusnya:

Keterangan:

R: Kebutuhan barang dalam satu periode tertentu misalnya 1 tahun

S: Biaya yang dibutuhkan untuk 1 kali pemesanan

P: Harga beli setiap barang

Selain dengan menggunakan rumus EOQ di atas, Anda bisa menghitungnya dengan menggunakan kalkulator yang tersedia online.

  1. Bagaimana Cara Mengetahui Waktu yang Tepat untuk Mengisi Ulang Inventaris

Bagaimana Anda memutuskan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan lagi? Semua pengusaha tentu saja ingin kiriman barangnya datang tepat waktu. Idealnya, Anda ingin barang baru datang tepat sebelum stok sebelumnya akan terjual habis. Inventaris yang datang terlalu cepat mungkin akan memerlukan ruang tambahan untuk penyimpanan. Sebaliknya, jika terlambat Anda berisiko akan kehabisan stok dan kehilangan pelanggan.

Membuka backorder bisa menjadi salah satu solusi menghadapi situasi habisnya stok. Tapi ada kemungkinan pelanggan akan memilih mencari barang yang mereka inginkan ke tempat lain. Jadi, Anda harus memastikan punya stok, di sisi lain pemesanan ulang juga ikut berjalan.

Saat akan menghitung titik pemesanan ulang, ada beberapa hal yang harus Anda perhitungkan antara lain:

  • Waktu yang diperlukan sampai barang Anda diambil
  • Waktu pengemasan barang pesanan Anda
  • Waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang (lead time)

Rumusnya:

Keterangan:

LT = Lead Time

AU = Penggunaan barang

SS = Safety Stock

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, safety stock merujuk pada persediaan tak terduga yang disiapkan untuk menghadapi situasi darurat. Anda bisa menghitung berapa besar safety stock yang dibutuhkan dengan menggunakan rumus berikut ini:

Safety Stock = (Jumlah Maksimum Penggunaan Harian x Maksimum Jumlah Hari Lead Time) dikurangi (Rata-rata Penggunaan Harian x Rata-rata Jumlah Hari Lead Time)

  1. Bagaimana Menentukan Jumlah dan Tempat yang Tepat untuk Mendistribusikan Inventaris yang Ada?

management inventory

Jika Anda memiliki saluran penjualan yang banyak, menentukan jumlah distribusi barang adalah tantangan yang harus dihadapi. Jika Anda berjualan dengan sistem online, ini adalah hal yang menguntungkan karena Anda bisa memenuhi semua pesanan kumpulan stok yang sama. Anda tidak perlu berpikir bagaimana membagi stok ke setiap saluran penjualan. Tapi ini juga bisa jadi masalah karena artinya semua stok harus tersedia di satu gudang agar semua pesanan dapat diproses saat itu juga.

  1. Apa Alat Terbaik untuk Mengoptimalkan Manajemen Inventaris?

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, menggunakan sistem manajemen inventaris adalah cara terbaik. Sistem ini bisa melacak pergerakan inventaris yang Anda miliki di semua saluran penjualan Anda secara real time. Banyak perusahaan berusaha mengatur inventaris mereka dengan menggunakan lembar Excel dan berbagai formula. Tapi seiring dengan semakin besarnya bisnis yang dijalankan, cara ini akan menjadi sangat terbatas dan tidak efisien.

Hal yang paling diharapkan dari sistem pengelolaan inventaris ini adalah memenuhi kebutuhan untuk melacak pergerakan inventaris secara terus-menerus, bukan berkala. Melakukan otomatisasi adalah salah satu kelebihan yang bisa dilakukan oleh perangkat lunak. Dengan menggunakan software khusus ini, Anda tidak perlu khawatir kehilangan pesanan atau membeli stok berlebihan secara tidak sengaja.

Dengan mengotomatiskan proses manajemen inventaris semaksimal mungkin, Anda dapat mengurangi kemungkinan terjadinya human error. Begitu Anda beralih ke perangkat lunak manajemen inventaris, Anda akan memiliki lebih banyak waktu yang bisa difokuskan pada hal yang benar-benar penting: mengembangkan bisnis.

Di mana Anda bisa mendapatkan perangkat lunak ini? Abcpalem.com merupakan distributor beragam software untuk membantu mempermudah bisnis Anda. Mulai dari manajemen akuntansi, POS hingga software pengelolaan inventaris bisa Anda dapatkan di sini. Jangan ambil risiko untuk proses management inventory Anda dengan memilih perangkat lunak yang tepat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back To Top